Aanvullende voorwaarden AI-diensten

Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op alle zakelijke overeenkomsten waarbij Dennis Doet, gevestigd te Apeldoorn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66254663, hierna: “Dienstverlener”, AI-diensten levert aan een opdrachtgever die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, hierna: “Opdrachtgever”.

Onder “AI-collega” verstaan we een digitale assistent die met behulp van kunstmatige intelligentie informatie verwerkt, teksten genereert of handelingen uitvoert binnen afgesproken systemen en bevoegdheden.

Onder “output” verstaan we onder meer conceptberichten, antwoorden, analyses, documenten, boekingsvoorstellen en andere resultaten van de AI-diensten.

Deze voorwaarden vullen de algemene voorwaarden van Dienstverlener aan. Bij tegenstrijdigheid gaan deze aanvullende voorwaarden voor ten aanzien van de AI-diensten. Schriftelijke afspraken in de overeenkomst gaan voor. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

Dienstverlener levert de AI-diensten die zijn omschreven in de offerte of overeenkomst. Daarin worden de werkzaamheden, gekoppelde systemen, bevoegdheden, tarieven en eventuele gebruikslimieten vastgelegd.

Dienstverlener voert de werkzaamheden zorgvuldig en met passende deskundigheid uit. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, geldt een inspanningsverplichting. Dienstverlener garandeert geen bepaalde omzet, besparing of foutloze output.

AI-output kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn. De vereiste menselijke controle wordt afgestemd op de aard en mogelijke gevolgen van de werkzaamheden.

Vóór ingebruikname leggen partijen vast welke handelingen de AI-collega mag voorbereiden, welke handelingen voorafgaande goedkeuring vereisen en welke handelingen zelfstandig mogen worden uitgevoerd. Dienstverlener test de overeengekomen inrichting met Opdrachtgever voordat deze in gebruik wordt genomen.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, verzendt de AI-collega externe berichten uitsluitend nadat een door Opdrachtgever aangewezen bevoegde gebruiker daarvoor goedkeuring heeft gegeven.

Opdrachtgever controleert vóór goedkeuring de inhoud, geadresseerden, bijlagen, bedragen, toezeggingen en eventuele vertrouwelijke informatie. Goedkeuring geldt uitsluitend voor het bericht en de gegevens die ter goedkeuring zijn voorgelegd.

Als Dienstverlener het goedgekeurde bericht correct uitvoert en verzendt, komen de inhoud en de daarin opgenomen toezeggingen in de verhouding tussen partijen voor rekening van Opdrachtgever, voor zover de bevoegde gebruiker deze heeft kunnen beoordelen.

Goedkeuring ontslaat Dienstverlener niet van verantwoordelijkheid voor eigen toerekenbare fouten. Hieronder vallen bijvoorbeeld verzending aan een andere ontvanger dan goedgekeurd, verzending zonder vereiste goedkeuring, een inhoudelijke wijziging na goedkeuring of uitvoering buiten de afgesproken bevoegdheden.

Zelfstandige verzending is alleen toegestaan op basis van een schriftelijk vastgelegde doorlopende machtiging. Daarin staan ten minste de toegestane berichtsoorten, ontvangers of ontvangerscategorieën, beperkingen en gevallen waarin menselijke beoordeling verplicht blijft. Een algemene toestemming voor gebruik van de AI-dienst geldt niet als zo’n machtiging.

Opdrachtgever kan een doorlopende machtiging intrekken via info@dennisdoet.nl. Dienstverlener bevestigt de intrekking en stopt de betreffende automatisering zonder onnodige vertraging. Reeds uitgevoerde handelingen kunnen niet altijd worden teruggedraaid.

Dienstverlener legt goedkeuringen en uitgevoerde handelingen vast voor zover dit nodig en proportioneel is. De bewaartermijnen worden vastgelegd in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst.

Opdrachtgever verleent uitsluitend toegang tot systemen en gegevens waarvoor hij bevoegd is toegang te verlenen. Partijen beperken de toegang tot wat voor de overeengekomen werkzaamheden noodzakelijk is.

Partijen leggen per koppeling vast of de AI-collega gegevens mag lezen, concepten mag aanmaken, gegevens mag wijzigen of handelingen definitief mag uitvoeren. Toegang tot een systeem geeft geen onbeperkte toestemming om alle beschikbare functies te gebruiken.

Waar technisch mogelijk worden afzonderlijke accounts, beperkte toegangsrechten en multifactorauthenticatie gebruikt. Dienstverlener beveiligt de door hem beheerde accounts, sleutels en toegangsmiddelen op passende wijze.

Dienstverlener en ingeschakelde medewerkers krijgen alleen toegang tot klantgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor uitvoering, ondersteuning of beveiliging van de dienstverlening. Zij zijn aan geheimhouding gebonden.

Wijzigingen in toegangsrechten of koppelingen die gevolgen hebben voor de dienstverlening worden vooraf afgestemd. Bij een beveiligingsincident mogen partijen de betreffende toegang onmiddellijk blokkeren.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, beperkt de AI-collega zich bij boekhoudkundige werkzaamheden tot het verzamelen, herkennen, ordenen en voorbereiden van gegevens en boekingsvoorstellen.

Het uitvoeren van betalingen, wijzigen van bankrekeningnummers, indienen van aangiften, definitief boeken van transacties en aangaan van financiële verplichtingen vereist een afzonderlijke schriftelijke afspraak met passende bevoegdheden, limieten en controles.

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de controle en vaststelling van zijn administratie, aangiften en financiële beslissingen. Deze bepaling laat de verantwoordelijkheid van Dienstverlener voor een correcte uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden onverlet.

De AI-diensten omvatten geen accountantsverklaring, fiscale advisering of juridisch advies, tenzij dit uitdrukkelijk als afzonderlijke dienst is overeengekomen.

Opdrachtgever verstrekt tijdig juiste en voldoende informatie en wijst bevoegde contactpersonen en gebruikers aan.

Opdrachtgever zorgt dat gebruikers weten hoe zij de AI-collega verantwoord inzetten, output beoordelen en incidenten melden. Dienstverlener verstrekt daarvoor passende gebruiksinstructies.

Opdrachtgever gebruikt de diensten niet voor onrechtmatige doeleinden, misleiding, ongeautoriseerde toegang of inbreuk op rechten van derden.

Gebruik voor besluiten over personen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen, zoals personeelsselectie of kredietbeoordeling, valt buiten de dienstverlening, tenzij partijen dit vooraf afzonderlijk hebben beoordeeld en schriftelijk hebben geregeld.

Iedere partij komt de op haar rustende wettelijke verplichtingen na, waaronder toepasselijke verplichtingen over AI-geletterdheid en transparantie. Dienstverlener ondersteunt dit met de daarvoor noodzakelijke informatie over zijn diensten.

Partijen verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. Hun privacyrollen worden bepaald door de feitelijke verwerking.

Voor zover Dienstverlener persoonsgegevens namens Opdrachtgever verwerkt, sluiten partijen vóór aanvang daarvan een verwerkersovereenkomst. Daarin worden onder meer de verwerkingsdoeleinden, gegevenscategorieën, beveiliging, subverwerkers, verwerkingslocaties, bewaartermijnen en ondersteuning bij privacyverzoeken geregeld.

Dienstverlener gebruikt klantgegevens uitsluitend voor de overeengekomen dienstverlening en gedocumenteerde instructies, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

Dienstverlener gebruikt klantgegevens niet voor het trainen van algemene AI-modellen en staat dit zijn leveranciers niet toe. Een afwijking vereist een afzonderlijke, uitdrukkelijke afspraak en een geldige juridische grondslag.

Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens en burgerservicenummers mogen alleen worden verwerkt als partijen dit vooraf uitdrukkelijk hebben afgesproken en de vereiste juridische en technische waarborgen zijn ingericht.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte vindt uitsluitend plaats met inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten en de verwerkersovereenkomst.

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting blijft na beëindiging gelden zolang de informatie vertrouwelijk is. Wettelijk verplichte verstrekking is toegestaan.

Dienstverlener treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, afgestemd op de gegevens, werkzaamheden en risico’s.

Dienstverlener meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan Opdrachtgever zodra hij daarvan kennis heeft genomen. Nadere meldafspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Bij onbedoelde verzendingen, onbevoegde handelingen of andere incidenten informeren partijen elkaar zo spoedig mogelijk en werken zij samen om verdere gevolgen te beperken.

Dienstverlener kan een betrokken koppeling of automatisering tijdelijk stilzetten als dit redelijkerwijs nodig is voor beveiliging of het voorkomen van verdere schade. Hij informeert Opdrachtgever daarover zo spoedig mogelijk.

De dienstverlening kan afhankelijk zijn van externe aanbieders van AI-modellen, hosting en gekoppelde software. Dienstverlener blijft verantwoordelijk voor de nakoming van zijn eigen verplichtingen en, voor zover wettelijk van toepassing, voor ingeschakelde hulppersonen en subverwerkers.

Dienstverlener spant zich in om de diensten beschikbaar te houden. Gegarandeerde beschikbaarheid en hersteltijden gelden alleen als deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Dienstverlener kondigt gepland onderhoud waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aan en beperkt de hinder.

Dienstverlener mag technische onderdelen of leveranciers vervangen als het overeengekomen gebruik daardoor niet wezenlijk wordt aangetast en de vereiste privacywaarborgen blijven bestaan. Wijzigingen van subverwerkers verlopen volgens de verwerkersovereenkomst.

Bij een wezenlijke vermindering van de overeengekomen functionaliteit informeert Dienstverlener Opdrachtgever vooraf. Als geen redelijk alternatief beschikbaar is, mag Opdrachtgever het getroffen deel van de overeenkomst kosteloos beëindigen per ingangsdatum van de wijziging.

De overeenkomst vermeldt de eenmalige inrichtingskosten, abonnementskosten, inbegrepen werkzaamheden en gebruikslimieten. Prijzen zijn exclusief btw.

Extra werkzaamheden en kosten boven afgesproken gebruikslimieten worden uitsluitend berekend volgens vooraf overeengekomen tarieven en afspraken. Zonder zulke afspraken vraagt Dienstverlener vooraf akkoord.

Facturen moeten binnen veertien dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij anders overeengekomen.

Dienstverlener mag tarieven maximaal eenmaal per twaalf maanden aanpassen. Hij kondigt de wijziging ten minste dertig dagen vooraf schriftelijk aan. Opdrachtgever mag het betreffende abonnement vóór de ingangsdatum kosteloos opzeggen tegen die datum.

Een abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en is vanaf de start opzegbaar met een opzegtermijn van één maand, tenzij in de offerte uitdrukkelijk een vaste eerste looptijd is overeengekomen.

Een vaste eerste looptijd wordt in de offerte vermeld met de startdatum, einddatum en totale abonnementskosten over die periode. Na afloop wordt het abonnement voortgezet voor onbepaalde tijd, met een opzegtermijn van één maand.

Opzeggen kan schriftelijk via info@dennisdoet.nl. De opzegtermijn begint op de dag na ontvangst. Dienstverlener bevestigt de einddatum schriftelijk.

Bij reguliere tussentijdse opzegging tijdens een overeengekomen vaste eerste looptijd blijven de abonnementskosten tot het einde daarvan verschuldigd. Wettelijke rechten op ontbinding en uitdrukkelijke beëindigingsrechten uit deze voorwaarden blijven bestaan.

Een proefperiode wordt alleen omgezet in een betaald abonnement als Opdrachtgever vooraf uitdrukkelijk heeft ingestemd met het tarief, de ingangsdatum en de looptijd.

Bij een tekortkoming geeft de andere partij eerst schriftelijk een redelijke termijn voor herstel, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is of de wet een ingebrekestelling niet vereist.

Bij een ernstige tekortkoming die niet tijdig wordt hersteld, kan de andere partij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, voor zover de tekortkoming dat rechtvaardigt.

Dienstverlener mag de dienstverlening tijdelijk en proportioneel opschorten bij ernstige beveiligingsrisico’s, onrechtmatig gebruik of betalingsachterstand nadat een redelijke hersteltermijn is verstreken. Een onmiddellijke beveiligingsmaatregel blijft mogelijk wanneer wachten onverantwoord is.

Vooruitbetaalde abonnementskosten over de periode na de rechtsgeldige beëindigingsdatum worden naar rato terugbetaald, behoudens bedragen die rechtsgeldig verschuldigd blijven.

Bij beëindiging stopt Dienstverlener de betrokken automatiseringen en worden de bijbehorende toegangsrechten en koppelingen ingetrokken.

Opdrachtgever kan zijn gegevens gedurende dertig dagen na beëindiging exporteren of laten terugleveren in een gangbaar, technisch beschikbaar formaat. Een standaardexport is inbegrepen; aanvullende migratiewerkzaamheden worden vooraf begroot.

Persoonsgegevens worden naar keuze van Opdrachtgever teruggegeven of verwijderd overeenkomstig de verwerkersovereenkomst, tenzij wettelijke bewaring verplicht is. De verwijdering van resterende kopieën en back-ups wordt daarin nader geregeld.

Voor zover dwingende wettelijke regels over overstappen tussen dataverwerkingsdiensten ruimere rechten geven, gaan die regels voor. Dienstverlener verstrekt in dat geval vóór contractsluiting de vereiste aanvullende overstapinformatie en contractafspraken.

Opdrachtgever behoudt zijn rechten op aangeleverde gegevens, documenten en andere materialen.

Rechten op bestaande software, methoden, standaardkoppelingen en hulpmiddelen van Dienstverlener of zijn leveranciers blijven bij de betreffende rechthebbende.

Na betaling mag Opdrachtgever de voor hem gemaakte output voor de overeengekomen bedrijfsdoeleinden gebruiken, aanpassen en delen. Voor zover daarvoor rechten van Dienstverlener nodig zijn, verleent Dienstverlener hiervoor een blijvend, niet-exclusief gebruiksrecht.

Dienstverlener garandeert niet dat AI-output uniek is of auteursrechtelijk beschermd kan worden. Opdrachtgever beoordeelt vóór publicatie of gebruik of aanvullende controle op rechten van derden nodig is.

Iedere partij is verantwoordelijk voor schade die het gevolg is van een aan haar toerekenbare tekortkoming, met inachtneming van dit artikel.

Bij een tekortkoming die kan worden hersteld, stelt Opdrachtgever Dienstverlener eerst schriftelijk in staat deze binnen een redelijke termijn te herstellen, tenzij de wet dit niet vereist.

De totale aansprakelijkheid van Dienstverlener is per contractjaar beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever voor de betreffende AI-diensten heeft betaald in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis. Als de overeenkomst korter loopt, geldt de overeengekomen vergoeding voor de eerste twaalf maanden. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.

Binnen deze beperking komen redelijke kosten voor het vaststellen van de oorzaak, het beperken van schade en het herstellen van beschadigde gegevens voor vergoeding in aanmerking, voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de toerekenbare tekortkoming.

Aansprakelijkheid voor gederfde winst, gemiste besparingen en reputatieschade is uitgesloten.

De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Dienstverlener of zijn bedrijfsleiding, en evenmin voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan. Wettelijke rechten van betrokkenen onder de AVG worden hierdoor niet beperkt.

Bij schade die mede ontstaat door onjuiste instructies, onvoldoende controle of handelen buiten de afspraken door Opdrachtgever, wordt de schade verdeeld volgens de toepasselijke wettelijke regels. Goedkeuring van output sluit aansprakelijkheid voor eigen fouten van Dienstverlener niet uit.

Dienstverlener mag deze voorwaarden wijzigen wegens gewijzigde wetgeving of een aantoonbare wijziging van de dienstverlening. Wijzigingen worden ten minste dertig dagen vooraf schriftelijk aangekondigd.

Als een wijziging Opdrachtgever wezenlijk benadeelt, mag hij de betreffende overeenkomst kosteloos beëindigen per ingangsdatum van die wijziging.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.